Touristik Centrale Mainz
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Die Touristik Centrale Mainz hilft Ihnen bei der Durchführung von Tagungen und Kongressen. Wir übernehmen die komplette Administration – vom Entwurf und Druck der Anmeldeformulare über Hotelzimmerreservierung. Organisation von Rahmenprogrammen bis zur finanziellen Abwicklung. Teilnehmer-Registrierung via Internet und Kreditkartenzahlung als Mailorder gehören zu unserer Routine. Internationale Kongresse mit mehreren Konferenzsprachen wickeln wir ebenso erfolgreich ab wie regionale Tagungen.
Das alles erfordert hohe Kompetenz, Personaleinsatz und sehr viel Sorgfalt. Profitieren Sie von unserem Wissen und unseren Beziehungen!
1. Beratung und Planung
Erstellen einer Präsentationsmappe
Allgemeine Beratung bei Planung, Organisation, Verantwortlichkeiten
Erstellung der Zeitpläne und To-Do-Listen
Protokoll- und Berichtswesen
2. Drucksachen und Information
Erstellung einer Kongress-Homepage im Internet
Gestaltung von Programmheften, Anmeldeformularen, etc.
1. und 2. Announcement inkl. Call for Paper
Versand von Drucksachen
3. Teilnehmerregistrierung
Adressverwaltung
EDV-Registrierung inklusive Erstellung und Versand der Anmeldebestätigungen
Registrierung per Internet
Inkasso der Teilnehmerbeträge
Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses
Erstellung von Namensschildern und Vouchern
(als Eintrittskarte für die Tagung bzw. die Teilnahme an den Rahmenprogrammen)
4. Hotelvermittlung
Reservierung der Zimmerkontingente in vereinbarten Hotels
Verhandlung von Sonderpreisen
Vermittlung der Zimmer an die Teilnehmer
Verwaltung und Überwachung der Zimmerkontingente
5. Einrichtung und Betreuung des Tagungsbüros
Infodesk und Vor-Ort Registrierung mit speziellem EDV-Programm
Zusammenstellung und Ausgabe der Tagungsunterlagen an die Teilnehmer
Referenten- und Ausstellerdesk
VIP- Betreuung
6. Rahmenprogramme
Konzepterstellung, Kalkulation und Durchführung der Programme
Organisation der Programme, d.h. alle notwendigen Reservierungen,
Absprachen mit den Dienstleistern und Leistungsüberwachung
Organisation und Durchführung von Transfers und Limousinenservice
7. Finanzplanung
Erstellung einer Budgetkalkulation
Einrichten eines Sonderkontos
permanente Budgetkontrolle und –anpassung
Einsicht in die Finanzflüsse dieses Kontos
Gesamtabrechnung
Kontakt
Touristik Centrale Mainz
Brückenturm am Rathaus
D – 55116 Mainz
Tel.: +49 (0)6131 28621-28/22
Fax: +49 (0)6131 28 62 1-55
www.tourist.mainz.de
hotel(at)info-mainz.de